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Social Media im Unternehmen – Von Aufbewahrungspflichten und Persönlichkeitsrechten

Zunehmend wird Unternehmen deutlich, dass sie die digitale Kommunikation über Facebook, Twitter & Co nicht einfach wegatmen können, sondern sich mit der neuen Kommunikationskultur im Unternehmen auseinandersetzen müssen. Das Auseinandersetzen mit Social Media im Unternehmen ist dabei zumeist gleichzusetzen mit dem Entwurf einer Social Media Strategie – also der Frage, wie künftig nach außen bzw. eben mit dem Außen kommuniziert werden soll. Gern wird dabei der „Mitarbeiter als Markenbotschafter“ in den Focus gerückt. Selten wird jedoch die Frage gestellt, ob auch ein Regelungsbedarf nach Innen existiert und wenn ja, wie dieser denn auszusehen hätte. In meinem Gastartikel auf der Karrierebibel setze ich mich mit diesem spannenden und insbesondere für Personal- und Compliance-Abteilungen wichtigen Thema auseinander.

In dem Beitrag

Social Media Nutzung in Unternehmen: Wem gehören die Daten?

geht es maßgeblich um die Frage, wie die authentisch Social Media Nutzung (und damit natürlich auch die sonstige Internet-, IT- und E-Mailnutzung) im Unternehmen rechtskonform unter Berücksichtigung von Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten einerseits und dem Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiter andererseits eingeführt werden kann.

In diesem Sinne,

auf bald drüben bei der Karrierebibel!

Mehr zu dem Thema gibt es auch schon hier im Blog:

Social Media Richtlinien – Der bunte Leitfaden für die Mitarbeiter oder steckt mehr dahinter?

Social Media Richtlinien – Der bunte Leitfaden für die Mitarbeiter oder steckt mehr dahinter? Teil 2

Social Media im Unternehmen – Zur “Zweckmäßigkeit” des Verbots der (privaten) Nutzung (Fachartikel, erschienen in der Kommunikation & Recht, 2014, S. 1, Deutscher Fachverlag)

Gut zu wissen: Wem gehören eigentlich XING-Kontakte und Social Media Accounts? – Oder: Der Herausgabeanspruch des Arbeitgebers

Was die DSGVO mit IT-Richtlinien, Arbeitsrecht und Compliance zu tun hat und warum das jetzt für Unternehmen wichtig ist

Social Media Richtlinien – Der bunte Leitfaden für die Mitarbeiter oder steckt mehr dahinter? Teil 2

Willkommen zum zweiten Teil der kleinen Serie über „Social Media Richtlinien“ hier im Blog, mit welcher ich versuche, die Inhalte und Hintergründe meines kürzlich in der Kommunikation & Recht, Ausgabe 2014, 1 erschienenen Fachartikels „Social Media im Unternehmen – Zur „Zweckmäßigkeit“ des Verbots der (privaten) Nutzung unter besonderer Berücksichtigung von § 88 TKG“ zu erläutern.

Im ersten Teil „Social Media Richtlinien“ ging es um eine Hinführung zum Thema, die Erläuterung einiger erster rechtlicher Fragestellungen sowie das Aufzeigen von den tatsächlichen Gegebenheiten digitaler Kommunikation in Unternehmen.

Die letzten Zeilen sahen dabei aus wie folgt:

In der Regel ist aber die private Nutzung ohnehin geduldet und die IT-Infrastruktur, das Internet, die E-Mail-Accounts und natürlich Social Media werden selbstverständlich auch privat von den Mitarbeitern genutzt.

b. Rechtliche Probleme

Und damit sind wir mitten drin in den rechtlichen Problemen.

Denn ganz offensichtlich tritt bei einer nicht geregelten privaten Nutzung ein Grundrechtskonflikt aus den Persönlichkeitsrechten des Arbeitnehmers, wozu auch das Recht auf Datenschutz zählt, und dem Recht am eingerichteten und ausgeübten Gewerbebetrieb auf Seiten des Arbeitgebers zu Tage.

Offensichtlich? Für den Nicht-Juristen vielleicht dann doch nicht. Ich versuche es, einmal so kurz wie möglich aufzudröseln:

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Social Media Richtlinien – Der bunte Leitfaden für die Mitarbeiter oder steckt mehr dahinter?

Vorbemerkung:
Vor ein paar Tagen stellte ich hier im Blog meinen frisch in der Kommunikation & Recht, Ausgabe 2014, 1 erschienenen Fachartikel „Social Media im Unternehmen – Zur „Zweckmäßigkeit“ des Verbots der (privaten) Nutzung unter besonderer Berücksichtigung von § 88 TKG“ vor. Da es sich um einen Fachartikel handelt, enthält er womöglich für den einen oder anderen ein wenig zu viel Fachchinesisch. Deswegen versprach ich sogleich, das Ganze hier noch einmal in gewohnter Art und Weise aufzubereiten. Also, here we go:

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Social Media im Unternehmen – Zur „Zweckmäßigkeit“ des Verbots der (privaten) Nutzung

… so lautet der Titel des von mir verfassten und nun in der Fachzeitschrift Kommunikation und Recht (K&R, 2014, 1) frisch erschienen Artikels.

KuR Social Media im Unternehmen_klein

In der eingehenden Beschreibung heißt es dort:

„Der Beitrag greift lösungsorientiert die Diskussion um Verbote der (privaten) Internet-, E-Mail und Social Media Nutzung am Arbeitsplatz vor dem Hintergrund des heute in Unternehmen geforderten Informations- und Kommunikationsverhaltens der Mitarbeiter unter besonderer Berücksichtigung der aktuellen Rechtsprechung zu § 88 TKG auf.“

Anders ausgedrückt beschäftige ich mit mit dem Artikel „Social Media im Unternehmen (Kommunikation & Recht, 2014, 1) mit dem Folgenden:

Viele Juristen postulieren immer noch ein Verbot der (privaten) Nutzung digitaler Kommunikation am Arbeitsplatz als die beste und sicherste Lösung für Unternehmen. Social Media Manager schütteln ob solch eines konsequenten Verbots den Kopf. Und halten jegliche Regulierung für unnötig, bzw. schlicht überflüssig. Die Chefetage ist ohnehin hochgradig verunsichert. Sie hört den Rat der Juristen und weiß zugleich um die Notwendigkeit von Social Media und der Unsinnigkeit, bzw. kaum möglichen Durchsetzbarkeit eines Verbotes der (privaten) Nutzung digitaler Kommunikationsmittel – auch wenn es sich bei der den Arbeitnehmern zur Verfügung gestellten IT-Infrastruktur, Internet und E-Mail noch so sehr um Betriebsmittel handeln.  Aus dieser Melange entsteht der deutsche Regelfall der (privaten) Nutzung digitaler Kommunikationsmittel: Die Duldung.

Der Artikel zeigt im Wesentlichen drei Dinge auf. Zum einen dass ein Verbot nicht sinnvoll – wenn gleich auf den ersten Blick juristisch besehen viel einfacher – ist. Zum anderen, dass die vermeintlich ebenso einfache Duldung zahlreiche Folgeprobleme nach sich zieht, die sich wahlweise mit dem Modewort Compliance oder den guten, alten Legalitätspflichten umschreiben lassen sowie dass bunte Social Media Leitfäden zwar gut für die Mitarbeiter, aber dennoch nicht ausreichend im Sinne von Social Media Richtlinien sind. Und schließlich, dass die Argumentation der Juristen, welche stets § 88 Telekommunikationsgesetz zur Begründung des absoluten Verbots privater Nutzung heranziehen und der Geschäftsführung Szenarien von strafrechtlicher Verfolgung bei Verstößen gegen eben diesen vor Augen führen, vor dem Hintergrund der neueren Rechtsprechung (LAG Niedersachsen, 31. 5. 2010 – 12 Sa 875/09; LAG Berlin-Brandenburg, 16. 2. 2011 – 4 Sa 2132/10; LAG Hamm, 10. 7. 2012 – 14 Sa 1711/10) und neuerer Literatur nicht zu halten ist.

Oh. Und natürlich zeigt der Artikel noch einen vierten Bereich auf: Lösungen.

Wer nun mag, kann sich den Artikel „Social Media im Unternehmen“ (Kommunikation & Recht, 2014, 1) hier als pdf ansehen und zu Gemüte führen.

Wem der Artikel zuviel Fachchinesisch enthält (nun ja, es ist eben ein Fachartikel…), der muss sich noch ein wenig in Geduld üben. Aber in Kürze wird die Problematik hier im Blog noch einmal auf altbekannte Weise bearbeitet werden.

In diesem Sinne,

ein frohes neues Jahr und auf mehr Social Media in den Unternehmen!

PS: Liebe Blog-Abonnenten, entschuldigen Sie bitte, dass Sie den Artikel nun zweimal bekommen. Aber aus technischen Gründen war es leider notwendig, dass er noch einmal komplett neu eingestellt wird.

Social Media Guidelines – Wie sollten Spielregeln in Unternehmen gestaltet sein?

Mit Social Media Richtlinien ist es so eine Sache. Social Media gewinnt für Unternehmen – auch und gerade für die „klassischen“ – zunehmend an Bedeutung. Damit stellen sich jedoch Fragen nach dem Umgang mit den neuen Medien. Ein totales Verbot, um besser nichts „falsch“ zu machen und die Mitarbeiter bloß nicht von der Arbeit abzuhalten? Auch wenn etliche Juristen ein eben solches Verbot von Social Media am Arbeitsplatz immer noch für die beste Lösung halten, so ist damit doch nichts gewonnen. Denn davon abgesehen, dass das Twittern über das private Smartphone ohnehin nicht grundsätzlich untersagt werden kann, werden all die Potentiale, die Social Media Kommunikation der Unternehmensentwicklung bietet, schlicht verschenkt

Also totale Freiheit für die Mitarbeiter? Nein, das wollen die meisten Unternehmen aus nachvollziehbaren Gründen nicht. Oft entwickeln die PR-Abteilungen darauf hin „Social Media Guidelines“, die in zehn knappen Punkten erklären, was der einzelne Mitarbeiter darf und was nicht. Das sieht manchmal sogar ganz toll aus, wie uns Herr Bohne von Tchibo zum Beispiel zeigt.

Wie schön wäre es, wenn mit solch einem 10-Punkte-Plan der Umgang mit Social Media für Unternehmen und Mitarbeiter abschließend geklärt werden könnte. Aber leider ist es damit nicht getan – jedenfalls dann nicht, wenn nicht unter anderem die Abteilungen Personal, Konzernrevision und IT-Sicherheit (bzw. deren Mitarbeiter) mit ständigen Bauchschmerzen herumlaufen möchten.

Was das im Einzelnen heißen, wie man diese Probleme einer Lösung zuführen kann und warum bunte, die Mitarbeiter ansprechende, Social Media Leitfäden am Ende des Tages doch wichtig sind, dass habe ich in der Ausgabe 03/12 des Human Resources Manager, Juni 2012, näher beleuchtet. Mach dem die Veröffentlichung jetzt schon ein kleines Weilchen her ist, kann ich den gesamten Artikel nun hier meinen Lesern des Blogs vollständig zur Verfügung stellen. Darüber freue ich mich. Meinen Dank an den Human Resources Manager.

Essay HRM Social Media Guidelines

In diesem Sinne,

viel Vergnügen und vielleicht Erkenntnisgewinn 😉 beim Lesen.

tl;dr

„Social Media gewinnt zunehmend an Bedeutung. Folglich steigt die Notwendigkeit von Spielregeln für die Mitarbeiter eines Unternehmens. Doch wie sollten solche aussehen, was sind relevante Inhalte?“

Social Media Guidelines – Schnell vom Social Media Manager erstellt?

In den letzten Tagen ist das Thema Social Media Guidelines wieder vermehrt an mich herangetragen worden: Zum einen entspann sich beim letzten Treffen der Digital Media Women Hamburg #dmwhh eine Diskussion zu der Frage, ob Unternehmen und/oder Mitarbeiter solche eher Guidelines eher begrüßen oder ablehnen würden. Zum anderen setzte ich mich jüngst mit Anfragen auseinander, die zum Inhalt hätten, ob ich nicht ein paar Internet-Tipps zum Erstellen von Social Media Guidelines hätte?

… meine Antwort auf letzteres fiel in etwa so aus: Diese Verhaltensregeln sollten nicht von einem Social Media Manager mal eben „zwischendurch“ anhand von Internet-Seiten erstellt werden. Denn wenn ein SoMe Manager Social Media Guidelines erstellt, wäre es in etwa so, als würde ich versuchen, mit Hilfe des Internets die Sanitäranlagen im Badezimmer zu erneuern – würde bestimmt irgendwie gehen, aber ob ich nicht innerhalb eines Jahres mitten in der *sch*** stehen würde, würde ich nicht beschwören…

Der Grund für diesen vielleicht etwas drastische Vergleich ist der, dass es sich bei Social Media Richtlinien um individuelle, unternehmens-bezogene (Rechts-)Vereinbarungen handelt, bzw. handeln sollte. Schließlich sind Social Media Guidelines sind nur dann sinnvoll, wenn es sich überhaupt um verbindliche Regelungen handelt. Denn nur in diesem Fall,kann ein Unternehmen Konsequenzen bei Verstößen ziehen oder ein Mitarbeiter sich auch im umgekehrten Fall auf diese berufen. Anders ausgedrückt, bei mangelnder Verbindlichkeit von Social Media Richtlinien kann auch das Papier gespart werden, auf dem die SMG gedruckt werden. (Zumindest mE; es gibt durchaus Social Media Richtlinien, die als „unverbindliche Handlungsanweisungen“ gelten sollen…aber wenn eine Handlungsanweisung unverbindlich sein soll, warum soll sie dann überhaupt mühsam fixiert werden?)

Rechtlich sprechen zwei Gründe gegen die Erstellung von Social Media Guidelins durch einen Marketing Manager. Natürlich kann in wenigen Punkten zusammengefasst werden, was alles in Social Media Richtlinien geregelt werden sollte:

1. Klärung von zulässigen und unzulässigen Inhalten

  • Verrat von Betrieb-/Geschäftsinhalten
  • Verbreitung sonstiger geschäftsschädigender Äußerungen
  • Aufklärung von sonstigen unzulässigen Äußerungen und Inhalten hins. des Wettbewerbs-, Äußerungs- und Urheberrechts

2. Klärung des Zwecks der Social Media Nutzung (geschäftlich/privat)

3. Klärung des zeitlichen Umfangs der Social Media Nutzung

4. Klärung rechtlicher Folgen bei dem Verstoß gegen die SMG, insb. mögliche arbeitsrechtliche Sanktionierung wie Abmahnung und/oder Kündigung oder Freistellungsansprüche des AG ggü dem AN bei besonders groben Verstößen (soweit arbeitsrechtlich überhaupt zulässig!).

Doch was bedeuten diese Punkte im Einzelfall für das jeweilige Unternehmen? Wie sollen diese Punkte konkret ausgestaltet sein? Worauf legt das Unternehmen wert? Diese Fragen lassen sich nicht pauschal beantworten. Und doch ist gerade die (juristische) Konkretisierung im Einzelfall notwendig. Denn was bedeutet es beispielsweise, wenn die „authentische“ Kommunikation gegenüber dem Kunden gewünscht ist? Für den einen mag das die Aufforderung sein, so gegenüber dem Kunden zu kommunizieren, wie er dies auch im eigenen sozialen Netzwerkumfeld macht: ironisch, provokant. An dieser Art der Kommunikation ist nichts „falsch“, aber dennoch kann es für ein Unternehmen von großer Bedeutung sein, dass auf diese Art und Weise nicht kommuniziert wird. Oder ein Community-Betreuer wird nach den Eigenschaften eines geplanten Produkts befragt. Inwieweit kann, soll und darf er antworten? Ab wann handelt es sich um das Ausplaudern von (noch) Geschäftsgeheimnissen? Und/oder wie soll damit in Grenzfällen vom Community-Betreuer umgegangen werden? All diese Fragen können im Grundsatz nur in Zusammenarbeit mit dem Marketing und der Unternehmenskommunikation zusammen mit einem Juristen beantwortet werden. Der Jurist muss darüber hinaus dafür sorgen, dass die jeweilige Intention des Unternehmens auch in den Social Media Richtlinien zum Ausdruck kommt, so dass im schlimmsten Falle auch ein Richter die gleichen Schlüsse ziehen kann. Natürlich – ein Graubereich bleibt immer. Man kann nicht alle Eventualitäten in Social Media Guidelines aufnehmen – oder es wird ein Machwerk über viele, viele Seiten gestrickt, die die Social Media Kommunikation qua definitionem im Keim ersticken. Aber „Leitplanken“ – im wahrsten Sinne des Wortes – können diese Regelungen für das Unternehmen und vor allem die Mitarbeiter darstellen und damit zu Sicherheit in der (Außen-)Kommunikation führen.

Das ist meines Erachtens auch das tatsächliche Argument für die Einführung von SMGs. Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter profitieren von einem solchen festen Rahmen, der zwar einerseits Regeln auferlegt, aber anderseits auch aufklärt und durch die verbindlichen Regelungen Freiräume schafft. Es sei denn, ein Unternehmen hat solche Angst vor Kontrollverlust, dass es seinen Mitarbeitern auch noch die Kleinste Kleinigkeit vorschreibt. Allerdings wird sich in diesem Fall die Lust an Social Media  und damit die Kommunikation über diesen doch so viele neue Tore öffnenden Weg vermutlich von selbst erledigen….

Der zweite Grund für die juristische Begleitung von Social Media Richtlinien ist die Tatsache, dass Social Media Richtlinien (so sie denn verbindlich sind/sein sollen) unmittelbar in das Vertragsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer eingreifen. Sie stehen im Konfliktfeld zwischen den Weisungsrecht des Arbeitgebers sowie den Treue- und Loyalitätspflichten des Arbeitnehmers auf der einen Seite und dem Recht auf freie Meingsäußerung und dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht (als0 verfassungsrechtlich geschützte Rechte) auf der anderen Seite. Damit sie also zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber auch eine rechtsgeltende Funktion erhalten, müssen sie in den Arbeitsvertrag mit einbezogen werden. Dies ist theoretisch einmal einzelvertraglich möglich. Praktisch aber nur sinnvoll, wenn ein großes Industrieunternehmen nur bei einigen wenigen Mitarbeitern die Social Media Kommunikation wünscht, bei den anderen die Social Media Seiten sperrt (und die mobilen Endgeräte nach der Arbeitszeit gleich mit) und das Gros sowie in der Werkshalle steht. In der Regel werden Social Media Guidelines über eine Betriebsvereinbarung für die Mitarbeiter verbindlich – also über den Betriebsrat und das Betriebsverfassungsgesetz. Auch wenn viele Unternehmenführungen dabei zunächst aufstöhnen mögen, der Vorteil liegt auch hier auf der Hand: Social Media Kommunikation funktioniert nur, wenn die Eigenverantwortung der Mitarbeiter ausgeprägt ist und für das Unternehmen arbeitet; dies lässt sich auch durch eine Einbeziehung der Mitarbeiter bei der Erstellung der Social Media Guidelines erreichen. Hier dient ein Betriebsrat als funktionales Sprachrohr – sollte er zumindest. Und wenn man seine Mitarbeiter für nicht so eigenverantwortlich hält, wie man sie gerne hätte, muss man den Betriebsrat sowieso (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz) befragen, wenn man die Social Media Aktivitäten seiner Mitarbeiter überwachen will… 😉

In diesem Sinne. Einen schönen Mittwoch!